Contrôler une facture fournisseur, c'est vérifier avant de la payer qu'elle correspond à ce qui a été commandé et à ce qui a été reçu. C'est le rapprochement à trois voies : la commande fixe les articles, les quantités et les prix convenus ; la réception dit ce qui est réellement entré au dépôt ; la facture ne peut réclamer ni plus que le reçu, ni plus cher que le convenu. Un écart se règle avec le fournisseur avant l'approbation, jamais après le virement.
Ce qu'on compare, ligne par ligne
| Sur chaque ligne | Commande | Réception | Facture | Contrôle |
|---|---|---|---|---|
| Mitigeur évier C3 | 4 à 38,00 € | 4 | 4 à 38,00 € | Concorde |
| Flexible 3/8 | 10 à 3,80 € | 10 | 10 à 3,80 € | Concorde |
| Joint fibre 20/27, sachet | 5 à 1,90 € | 3 | 5 à 1,90 € | 2 sachets facturés non reçus |
| Groupe de sécurité | 3 à 21,00 € | 3 | 3 à 23,50 € | Prix au-dessus de la commande |
Deux lignes sur quatre présentent un écart, pour 8,80 euros. Ce n'est rien sur une facture. Sur les cent cinquante factures fournisseurs d'une année, c'est le prix d'un outillage. Et ce sont les mêmes écarts qui faussent le prix d'achat réel des articles, donc le coût de revient des devis suivants.
Les cinq écarts qui reviennent
La quantité
Facturé plus que reçu : un reliquat en transit facturé d'avance, ou une erreur de préparation. La réception partielle, ligne par ligne, est ce qui permet de le voir. Sans bon de réception, la facture a toujours raison.
Le prix
Le tarif a changé entre la commande et la facture, ou la remise négociée n'a pas été appliquée. Le prix qui fait foi est celui de la commande acceptée. C'est aussi ce prix, une fois confirmé, qui met à jour le prix d'achat réel de l'article.
L'article
Une référence de substitution, livrée et facturée à la place de celle commandée. Acceptable si elle a été convenue, sinon c'est un retour. La réception doit dire ce qui est arrivé, pas ce qui était attendu.
Le doublon
La même facture reçue deux fois, par courriel puis par courrier, ou une facture puis son duplicata. Un numéro de facture déjà enregistré pour le même fournisseur doit être refusé à la saisie, pas repéré au rapprochement bancaire six semaines plus tard.
Les frais
Port facturé sous le franco, frais de petite commande, consigne de palette. Ces lignes ne sont sur aucune commande et se contrôlent contre les conditions du fournisseur.
Qui contrôle, et quand
Le technicien ou le magasinier qui réceptionne compte ce qui entre, ligne par ligne, le jour même, et note le manquant. La personne qui approuve la facture compare ensuite, sans avoir à rappeler qui a reçu quoi. Dans une entreprise de cinq personnes, ce sont deux gestes de deux minutes ; l'un sans l'autre ne sert à rien. Le contrôle se fait à la réception de la facture, avant son échéance, pour que la contestation parte dans le délai.
Contester, et dans quel délai
Un écart se signale par écrit au fournisseur, avec le numéro de commande, le bon de réception et la facture. La plupart des conditions générales de vente des grossistes fixent un délai de réclamation court, souvent huit jours à réception pour la quantité et l'état. Passé ce délai, la marchandise est réputée conforme. La facture contestée reste en attente d'approbation ; l'avoir du fournisseur solde l'écart, et l'écriture d'achat passe au montant juste.
Ce que la TVA déductible exige
La TVA sur les achats ne se déduit que sur une facture régulière, avec les mentions obligatoires, au nom de l'entreprise. Une facture qui ne correspond pas à une livraison réelle n'ouvre pas droit à déduction. Le contrôle à trois voies n'est pas seulement une affaire d'euros avec le grossiste, c'est ce qui rend chaque facture d'achat défendable en cas de contrôle. Les factures se conservent dix ans, avec leur commande et leur réception.
Dans Torvis, les achats rapprochent la facture fournisseur de la commande et de la réception ligne à ligne, signalent l'écart de quantité ou de prix, refusent un numéro de facture déjà connu, et ne passent l'écriture d'achat qu'à l'approbation. Le prix d'achat réel confirmé met à jour l'article, et le prochain devis part de ce prix-là.
Déduction de la TVA : code général des impôts, article 271 et annexe II, article 242 nonies A pour les mentions, vérifiés le 9 septembre 2026. Conservation des pièces comptables : code de commerce, article L123-22. Délais de réclamation : conditions générales de vente des principaux grossistes du sanitaire et du chauffage, consultées le 9 septembre 2026. Les montants de l'exemple sont illustratifs.