Encaissement et relances
Un règlement s'enregistre depuis la facture, le reçu part tout seul, l'écriture de banque passe. Les factures échues reçoivent chaque nuit le degré de relance suivant, du rappel courtois à la mise en demeure. Et une relance s'arrête au premier paiement partiel : relancer quelqu'un qui vient de payer coûte un client.
Le problème
Le chèque qui n'arrive pas, la facture de mars qu'on redécouvre en juin, le relevé bancaire qu'on pointe à la main un dimanche. La trésorerie d'une entreprise de dépannage se perd rarement sur un gros impayé. Elle se perd sur trente factures relancées trop tard, ou jamais.
Le module part d'un constat simple : une relance faite par un humain dépend de son emploi du temps. Une relance faite par le logiciel dépend d'une date.
Ce que voit le bureau
Ce que fait le module
Depuis la facture : montant, mode, date, référence, courriel pour le reçu. La facture passe réglée ou partiellement réglée. Le reçu, numéroté, part si une adresse est donnée. L'écriture de banque ou de caisse passe seule. Un trop-perçu est refusé.
Sur une facture émise, le technicien déclare l'encaissement de son terminal : mode, montant, référence. Le reçu part à la validation. Le client repart réglé, et le bureau le voit à l'instant.
Le devis et la facture portent un lien de consultation personnel. Le modèle du lien de paiement est prêt ; le prestataire de paiement reste à choisir, et nous le disons tel quel.
Quatre degrés par défaut, modifiables : rappel avant échéance, relance à échéance, seconde relance, mise en demeure. Activées, elles partent chaque nuit par courriel pour les factures échues. Les courriers et les appels restent à la main, et se notent.
Un paiement partiel suspend la relance et la repasse en revue humaine. Un client marqué litigieux n'est jamais relancé automatiquement. Une facture en litige non plus.
Le taux annuel de pénalités et l'indemnité forfaitaire de recouvrement pour les professionnels sont calculés et affichés sur la facture en retard. Vous décidez de les appliquer. Sans taux saisi, la facture renvoie au taux légal.
Et la banque
Importez le relevé en CSV. Torvis propose, pour chaque ligne, les règlements et factures fournisseurs de même montant à une date proche. Vous confirmez, l'écriture est pointée. La connexion directe au compte est prévue, pas encore écrite.
L'échéancier d'une facture, pour un client qui paie en plusieurs fois, est porté par le modèle. L'écran dédié fait partie de ce qui vient ; en attendant, les règlements partiels successifs font le travail et la relance se suspend à chacun.
Dans la chaîne
Questions fréquentes
Une question qui n'est pas là ? Posez-la par le formulaire de contact, ou réservez trente minutes.
Oui, si vous les activez. Chaque nuit, les factures échues reçoivent par courriel le degré suivant, selon les délais que vous avez réglés. Les degrés, leurs textes et leurs délais se modifient dans les paramètres. Les courriers postaux et les appels restent une action humaine, et se notent sur la facture.
La facture passe partiellement réglée, la relance automatique se suspend et la facture repasse en revue humaine. Relancer quelqu'un qui vient de payer coûte un client ; c'est le constat qui fonde la règle.
Le modèle du lien de paiement est prêt sur le devis et la facture. Le prestataire de paiement n'est pas encore choisi, donc le paiement en ligne n'est pas actif. En attendant, le client règle par virement, chèque, espèces ou carte sur le terminal du technicien, et le règlement s'enregistre depuis la facture.
À partir du taux annuel saisi dans les paramètres des documents, au prorata des jours de retard, plus l'indemnité forfaitaire de recouvrement pour les clients professionnels. Elles sont affichées sur la facture en retard, et vous décidez de les appliquer ou non.
Phase de test
Torvis est déployé et se teste avec un premier cercle d'entreprises de dépannage. Vous l'utilisez sur vos vraies interventions, vous nous dites ce qui manque, et les dix premières clientes gardent 10 % de remise pendant douze mois.