Achats et fournisseurs
Commande, réception, facture : les trois doivent concorder. C'est le contrôle à trois voies, et c'est ce qui évite de payer deux fois, de payer une quantité jamais reçue, ou un prix qui a changé sans prévenir. La chaîne fournisseur est souvent oubliée par les outils du secteur, et c'est là que se perd la marge d'achat.
Ce que fait le module
Nom, courriel de commande, délai de paiement, franco de port. Les prix par article se saisissent sur la fiche de l'article ou par import de tarif. Un article peut avoir plusieurs fournisseurs, avec un prix et un délai chacun : on commande au mieux-disant.
Depuis le réassort, une commande par fournisseur avec les lignes cochées, ou à la main. Brouillon, puis Envoyer : numéro définitif et courriel au fournisseur avec le détail. La commande confirmée ne se modifie plus.
Totale ou partielle, ligne par ligne, avec l'écart de quantité. Les quantités reçues entrent en stock au prix de la commande, et le prix d'achat réel de l'article se met à jour. Ce qui manque reste en transit.
Saisie rattachée à sa commande : les lignes se préremplissent aux quantités reçues. Rapprocher compare commande, réception et facture : quantités facturées au-delà du reçu, prix différents. Approuver passe l'écriture d'achat.
Une même facture, même fournisseur et même numéro, ne se saisit pas deux fois : Torvis la refuse. Un litige de quantité, de prix, de qualité ou de retard se déclare depuis la facture et suspend son approbation.
Un même besoin envoyé à plusieurs fournisseurs, pour comparer. Le modèle est en place ; l'écran dédié fait partie de ce qui vient, et nous le disons.
La règle
C'est la règle du contrôle à trois voies, et elle ne coûte rien à qui fait déjà les choses dans l'ordre. Elle coûte cher à qui paie ses factures fournisseurs sur relevé, sans regarder ce qui a été livré.
Ce que Torvis ne fait pas encore : lire une facture fournisseur automatiquement. Elle se saisit, rattachée à sa commande, avec les lignes préremplies.
Le prix qui monte se voit. À chaque réception, le prix d'achat réel de l'article se met à jour et son historique s'allonge. Un prix qui a pris douze pour cent en six mois n'a probablement pas été répercuté sur vos devis. L'alerte automatique est prévue ; l'historique, lui, est déjà là.
Dans la chaîne
Le réassort sous seuil, groupé par fournisseur, qui prépare les commandes.
Voir la pageL'écriture d'achat passée à l'approbation, la TVA déductible préparée.
Voir la pageLe prix d'achat réel, celui de la dernière réception, dans le coût de revient.
Voir la pageQuestions fréquentes
Une question qui n'est pas là ? Posez-la par le formulaire de contact, ou réservez trente minutes.
La comparaison de la commande, de la réception et de la facture fournisseur. Les quantités facturées ne doivent pas dépasser les quantités reçues, et les prix doivent être ceux de la commande. Torvis signale chaque écart avant l'approbation, et l'écriture d'achat ne passe qu'une fois la facture approuvée.
Oui. Chaque réception est partielle ou totale, ligne par ligne, avec l'écart. Les quantités reçues entrent en stock tout de suite, ce qui reste attendu demeure en transit et compte pour le réassort.
Envoyer une commande lui attribue son numéro et l'expédie par courriel au fournisseur, avec le détail des lignes. La commande automatique de nuit, déclenchée par les seuils avec un plafond, est prévue et pas encore branchée : aujourd'hui, vous validez chaque commande.
Phase de test
Torvis est déployé et se teste avec un premier cercle d'entreprises de dépannage. Vous l'utilisez sur vos vraies interventions, vous nous dites ce qui manque, et les dix premières clientes gardent 10 % de remise pendant douze mois.