Facturer sur Excel est légal en 2026, à condition que chaque facture porte les mentions obligatoires et un numéro unique dans une série chronologique continue, et qu'elle ne soit plus modifiée une fois émise. Ce que le tableur ne garantit pas, c'est justement cela : rien n'empêche d'écraser une facture, d'oublier un numéro ou d'en donner deux fois le même. Et à partir du 1er septembre 2027, une facture adressée à un client professionnel devra être un fichier structuré transmis par une plateforme agréée, ce qu'aucun tableur ne produit.
Ce que le tableur fait bien
Calculer, présenter, et coûter presque rien. Un modèle de facture propre, avec le logo, les totaux et la TVA, se fait en une heure. Pour une entreprise qui émet dix factures par mois, à des particuliers, avec un seul technicien, c'est un outil honnête. Le problème n'est pas Excel, c'est ce qu'on lui demande à mesure que l'entreprise grandit.
Ce qu'il ne garantit pas
| Obligation | Ce que la loi exige | Ce que fait le tableur |
|---|---|---|
| La numérotation | Un numéro unique, dans une série chronologique continue, sans trou | Ce que l'on tape. Un doublon ou un saut ne se voit pas |
| L'immutabilité | Une facture émise ne se modifie pas ; elle s'annule par un avoir | Un fichier qu'on rouvre et qu'on enregistre par-dessus |
| Les mentions | Une trentaine, dont le SIREN, la TVA, l'échéance, les pénalités | Celles du modèle, jusqu'à ce que quelqu'un en efface une |
| La conservation | Dix ans, dans un état qui prouve que rien n'a changé | Un dossier de fichiers, sans date certaine ni empreinte |
| La facture électronique | Un format structuré, transmis par une plateforme agréée | Rien. Un PDF n'est pas une facture électronique |
Aucune de ces lignes n'est un détail en cas de contrôle. Une numérotation avec des trous fait présumer des factures non déclarées ; c'est à l'entreprise de prouver le contraire. Le code général des impôts prévoit une amende par facture non conforme aux règles de la facturation électronique, quinze euros par facture dans la limite de 15 000 euros par an, selon les textes en vigueur au 9 septembre 2026.
Les six signes qu'il est temps de changer
- Trois outils qui ne se parlent pas : un agenda, un tableur, un logiciel de devis, et quelqu'un qui recopie entre les trois.
- Une soirée par mois à reconstituer les heures pour le cabinet de paie.
- Un devis qui met trois jours à partir, parce qu'il attend d'être retapé au bureau.
- Une pièce rachetée en urgence alors qu'elle était dans un fourgon.
- Une facture dont on ne sait plus si elle a été payée sans ouvrir la banque.
- Aucune idée de la marge de l'intervention de mardi.
Le sixième signe est le plus coûteux. Un tableur sait calculer une marge, mais il ne sait pas d'où viennent les nombres : le temps réel du technicien, le dernier prix d'achat de la pièce, le trajet. La fiche sur le coût horaire d'un technicien montre ce que ces nombres changent.
Ce que le tableur peut garder
Les analyses ponctuelles, les simulations, le budget de l'année. Un logiciel de gestion sort ses données en fichier lisible, et le tableur reste le meilleur outil pour les retourner dans tous les sens une fois par trimestre. Ce qu'il ne doit plus porter, c'est la source : la facture, le devis, les heures, le stock.
Migrer sans casser la numérotation
- Exporter les clients et les sites depuis le tableur, en corrigeant les doublons une fois pour toutes.
- Choisir une date de bascule, de préférence un premier jour de mois, et n'émettre aucune facture dans les deux outils le même jour.
- Reprendre la numérotation là où le tableur s'arrête : la série reste continue, elle change seulement d'outil.
- Saisir les factures encore impayées à la date de bascule, pour que les relances partent du bon endroit.
- Archiver le tableur en lecture seule, avec les factures qu'il a émises, pour dix ans.
- Faire les trois premiers devis et les trois premières factures avec quelqu'un de l'éditeur.
Dans Torvis, la facturation attribue un numéro définitif sans trou à l'émission, contrôle les mentions et dit laquelle manque, fige la facture avec son empreinte et ne la modifie plus : une erreur se corrige par un avoir. Le numéro de départ se règle à la bascule, pour continuer la série du tableur, et les statuts du cycle de vie électronique sont prêts pour le raccordement à une plateforme agréée.
Mentions et numérotation : code général des impôts, article 289, et annexe II, article 242 nonies A, Légifrance, vérifiés le 9 septembre 2026. Calendrier de la facture électronique et sanctions : code général des impôts, articles 289 bis et 1737, dossier de la réforme de la direction générale des finances publiques, vérifiés le 9 septembre 2026. Conservation : code de commerce, article L123-22.